1. Para el proceso de contratación de Órdenes de prestación de servicios se requiere que la documentación sea enviada mínimo con ocho días de anticipación para su respectiva revisión y aprobación.
2. Los documentos de la hoja de vida deben ser claros y legibles para el cargue al SIA de lo contrario no serán tenidos en cuenta.
3. De la misma manera, todos los contratistas deben realizar el trámite ante el SIGEP y registrar su hoja de vida para la nueva contratación.
4.Para las ordenes de prestación de servicios de seminarios (Especialización, Maestrías, Diplomados)que se encuentren fuera de la ciudad de Pamplona se enviara el contrato por correo, a partir de la fecha de envió cuentan con dos días para remitir a esta dependencia el contrato con firmas originales para legalizar el trámite antes de dictarse el seminario.
4. Los contratistas no pueden iniciar actividades sin haber legalizado su contrato de prestación de servicios (Firmas del contratista, asesor jurídico, ordenador del gasto) y obtener su respectivo registro presupuestal.
De igual manera el iniciar actividades sin haber legalizado el contrato es responsabilidad del supervisor y el ordenador del gasto.
5. Dentro de los documentos se debe anexar la certificación de afiliación a salud y pensión (la planilla de pago o el RUAF no reemplazaran este documento).
6. Los documentos como: Contraloría, procuraduría y antecedentes judiciales no podrán ser inferior a tres meses.
7. La duración del contrato debe darse en meses (30 días), excepto los seminarios.
8. Para las cuentas de cobro se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. El objeto y número de contrato deben coincidir con la información del contrato.
2. En el informe de actividades debe tener en cuenta el tiempo a laborar para determinar el número de cuentas a tramitar.
3. Debe anexar la planilla de pago del mes que se va a cobrar (salud, pensión y riesgos profesionales).
4. Las actividades deben ser más específicas dependiendo del objeto de su contrato.
5. El supervisor es el encargado de revisar el pago de seguridad social.
6. Las firmas deben ser originales (supervisor y contratista).
9. FDE.VA-10 Estudio de Conveniencia y Oportunidad
FDE.VA-11 Solicitud para Órdenes de Prestación de Servicios
FDE.VA 31 Acta de Estudio de Idoneidad y Experiencia
FDE.VA 07 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
Hoja de vida (Formato único DAFP) y soportes
Cedula de ciudadanía
Libreta militar (Si aplica)
Certificación bancaria para efectos del pago (ACTUALIZADA-2016)
Tarjeta profesional (Si aplica)
Certificado de Antecedentes Fiscales (Contraloría) .
Certificado de Antecedentes Disciplinarios (Procuraduría)
Certificado de Antecedentes judiciales (Policía Nacional)
Certificados de afiliación al Sistema de Seguridad Social (CERTIFICADO DE SALUD, CERTIFICADO DE PENSIÓN Y CERTIFICADO DE AFILIACIÓN A RIESGOS PROFESIONALES), la planilla de pago o el RUAF no reemplazaran estos documentos.
RUT
FDE-PL02 Protocolo de Viabilidad Económica (Seminarios)
FDE.PL-24 Control de seminarios de educación continúa
NOTA:
1. Para el proceso de contratación de Órdenes de prestación de servicios se requiere que la documentación sea enviada mínimo con ocho días de anticipación para su respectiva revisión y aprobación.
2. La fecha de los documentos entregados no podrán ser mayor a tres meses.
3. Los documentos de la hoja de vida deben ser claros y legibles de lo contrario no serán tenidos en cuenta.
