Comunicado de Prensa No 438 de octubre de 2014
Con el propósito de traer herramientas y conceptos para empoderar el programa de gestión documental, la Universidad de Pamplona capacitó y desarrolló a sus funcionarios en actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida; desde su origen hasta su destino final.
La proyección de dicho programa estuvo a cargo del historiador y archivista profesional, tanto de gestión como histórica y patrimonial, Silvano Pabón Villamizar, quien explicó que se trabajó desde tres grandes etapas.
“Dentro de estas etapas encontramos tres componentes; uno que son los archivos de gestión, la oficinas productoras, que tienen que tener un orden y unas herramientas para manejar sus documentos”, indicó Pabón
Igualmente dijo que la segunda etapa fue la creación del archivo central, el cual es el sitio donde migran los documentos de las oficinas cuando ya cumplen un determinado tiempo, trasferencia documental y la tercera etapa que corresponde al archivo histórico.
“Acá en la universidad lo primero que hicimos fue construir las herramientas para empoderar, para recontextualizar y ajustar el programa en los despachos; esas herramientas son básicamente la tabla de retención documental, que es un listado de las series documentales que producen todos los despachos, codificando uno a uno todas las series documentales y las subseries, para definir la estructura de cada expediente y un orden específico para que todos los despachos productores lleven sus documentos , determinando un tiempo específico para trasladarlos al archivo central y desde aquí una directriz para que vayan al archivo histórico” afirmó el historiador y archivista profesional.
Es preciso definir que la gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.
C.s M.Sc ANA PAOLA BALMACEDA MORA
Directora Oficina de Comunicación y Prensa
Apoyo periodístico: C.s Carlos Alberto Quintero
Universidad de Pamplona: "Una universidad incluyente y comprometida con el desarrollo integral"
