Gestión Administrativa y Financiera - Contratación

Permite la digitalización de los procesos de contratación logrando más eficiencia en la gestión interna de los recursos, mejorando el funcionamiento y disminuyendo el costo en tiempo y dinero. Es un sistema flexible ya que soporta todos los ámbitos de la contratación administrativa, tanto en su aspecto interno como externo de manera independiente. A su vez, permite integrarse con otros módulos para la realizar nuevos procesos. Las funcionalidades en este módulo se definen a continuación:

Tablas Básicas

Permite realizar el proceso de parametrización requerido para la ejecución de los procesos de contratación, que corresponde a la definición de la modalidad de contratación, pasos de contratación, tipo de convocatoria, estados de convocatoria, entre otros. Las funcionalidades se detallan a continuación:

•    Tipo persona Contratación
•    Modalidad Contratación
•    Plan Institucional
•    Inhabilidades
•    Tipo de acta
•    Tipo de póliza
•    Tipos de convocatoria
•    Tipos de adición
•    Aseguradoras
•    Audiencias
•    Etapas de contratación
•    Procesos de contratación
•    Estado de contratación
•    Estados de convocatoria
•    Tipos de acta – Estados de contrato
•    Estados de convenio
•    Tipo convenio
•    Tipos de acta – Estados del convenio
•    Requerimientos de adición

Convocatorias

En esta funcionalidad se definen los anuncios o escritos con que se convoca a un proceso contractual dentro de la institución. La convocatoria la podemos hacer por una solicitud de servicio, por una requisición de elementos o simplemente sin origen. En ella se puede definir el tipo de la convocatoria, la fecha, los tipos de oferentes a participar y los requisitos que estos deben cumplir. Las funcionalidades se defines a

Solicitudes

En esta funcionalidad se da la descripción del servicio solicitado, las especificaciones de costo y tiempo de la misma. Así mismo, permite identificar la herramienta a través de la cual las entidades u organizaciones participan en la construcción de la especificación funcional y/o técnica del estándar de acuerdo con el proceso de mantenimiento y evolución definido para tal fin.  

Contratos

Permite realizar el registro de los contratos como contratante o contratista que oficia la institución con un tercero.  La aplicación soporta realizar contratos que sean por convocatorias, por solicitudes de servicio, por convenios, contratos, requisición o cotización.  El registro del contrato permite tener información como el tercero con el que se contrata o al que se contrata, la duración del contrato, el valor y los anticipos que se realizan.

•    Contratos como contratante
•    Contratos como contratista
•    Contratos comisión  exterior

Convenios

En esta funcionalidad se lleva el registro de los acuerdos de voluntades que se llevan entre la entidad y un tercero. Los convenios en el módulo de contratos se pueden realizar por propuestas ofrecidas o por propuestas recibidas, condicionadas a previa gestión. Cuando se realiza la gestión de los datos de la funcionalidad, podemos registrar datos como el monto, la descripción del convenio y las fechas entre las cuales estará vigente la convocatoria.  Las funcionalidades son las siguientes:

•    Convenio
•    Propuesta Convenio
•    Cumplimiento y desarrollo

Personas

Esta funcionalidad está diseñada para gestionar la información de estado y requisitos de las personas con su respectivo rol que van a participan en los procesos utilizados en el módulo de contratación. Las funcionalidades son las siguientes:

•    Personas
•    Evaluación oferente

Consultas e informes

Son diversos reportes que al ejecutarse reflejan los resultados de los proceso realizados en el módulo de contratación. Encontramos gran variedad de ellos que sirven de herramienta para verificación de información y generación de informes.  Las funcionalidades son las siguientes:

•    Pólizas
•    Actas
•    Adiciones
•    Convocatorias
•    Reporte de convenios
•    Solicitudes de servicio
•    Contratos asociados a personas
•    Convenios asociados a personas
•    Fraccionamiento de contrato
•    Contratos en proceso
•    Contratos
•    Propuesta contrato
•    Personas contratación
•    Cuentas Bancarias
•    Persona convenio
•    Reporte de contratos
•    Convenios
•    Propuesta convenio
•    Convenios firmados por año
•    Consultar audiencias
•    Convenios estudiantes
•    Informe financiero de convenio
•    CDP
•    Cuentas bancarias