Gestión Administrativa y Financiera - Gestión Documental
Gestión Documental, es un módulo por el cual se puede llevar el control de la documentación que maneja una institución, permitiendo conocer siempre la ubicación física de un documento, desde que el mismo llega a la institución hasta su destino final, este control lo puede llevar un administrador de manera general y una o varias personas de una dependencia, donde las mismas sólo podrán gestionar la documentación de la unidad o dependencia a la cual pertenecen. Así mismo, permite administrar la correspondencia de la institución, registrando en el sistema la entrada y salida de cada una de las unidades o dependencias de la entidad, permitiendo de ésta forma tener un control e historia de sus movimientos.
Este módulo comprende el manejo desde la perspectiva de dos actores: El Usuario Administrador y el Funcionario de la Dependencia:
• Gestión Documental Administrador: El administrador podrá alimentar la información necesaria para la implantación del sistema, así mismo puede gestionar correspondencia, documentos y ejecutar las diferentes consultas que tiene este módulo, al ingresar en Gestión Documental Administrador, podrá gestionar la siguiente información.
Tablas básicas
La funcionalidad tablas básicas permite la parametrización de la información requerida para la realización de los procesos propios de este módulo. Se gestionan datos importantes para el correcto funcionamiento de la gestión documental, como: Parámetro documental, Tipo de flujo documental, Disposición final, Estado documento, Tipo almacenador, Almacenador, Valor documento, Serie documental, Subserie documental, Topología documental, Medios de correspondencia, Mensajero, Dependencia de correspondencia, Plantilla y Presentación física del documento.
• Parámetro documental
• Tipo de flujo documental
• Disposición final
• Estado documento
• Tipo almacenador
• Almacenador
• Valor documento
• Serie documental
• Subserie documental
• Topología documental
• Medios de correspondencia
• Mensajero
• Dependencia de correspondencia
• Plantilla
• Presentación física del documento
Correspondencia
En esta funcionalidad la entidad podrá controlar los procesos inherentes al manejo de la correspondencia: Entrada y Salida de Correspondencia. Así mismo, tener el detalle de las personas o entes externos a quienes se les entrega o de quienes se recibe la correspondencia.
• Entrada de correspondencia
• Salida de correspondencia
• Persona correspondencia
Documentos
Permite gestionar los documentos por serie, subserie y tipología, asociando el mismo a una unidad. Aquí se podrá llevar el control del flujo documental, permitiendo conocer la ubicación del documento dentro de los almacenadores de la institución y si se requiere restringiendo el ingreso de usuarios a la información del mismo.
Consultas
Permite realizar diferentes consultas de interés general, sobre la información gestionada en el aplicativo relacionada con la documentación y la correspondencia.
• Tabla de retención documental
• Documento
• Flujo documental
• Correspondencia
• Documento a transferir
• Consultar inventario de legajos
• Cuadro de clasificación documental
Gestión Documental Dependencia: Permite a los trabajadores de una unidad gestionar la documentación y correspondencia solo de la unidad a la que pertenecen. Para poder ingresar a este módulo debe estar relacionado como trabajador por lo menos a una unidad. En caso de que se encuentre relacionado a varias unidades le listará las dependencias a la que pertenece y podrá gestionar la siguiente información.
Correspondencia: Permite gestionar la correspondencia recibida y la correspondencia enviada de la unidad en la cual en la cual se encuentra laborando, así mismo puede gestionar las personas o entes externos a quienes se les entrega o de quienes se recibe la correspondencia.
Documentos: Permite gestionar los documentos relacionados a la unidad en la cual esta laborando por serie, subserie y tipología, permitiendo llevar el control del flujo documental, conocer la ubicación del documento dentro de los almacenadores de la institución y si requiere restringiendo el ingreso de usuarios a la información del mismo.
Consultas: Permite realizar diferentes consultas de interés general, sobre la información gestionada en el aplicativo relacionada con la documentación y la correspondencia.
