Gestión Administrativa y Financiera - Presupuesto

Este módulo es el proceso mediante el cual la administración ejecuta el presupuesto anual. Con cada una de las funcionalidades le permite tomar la decisión de asignar los recursos destinados a las áreas indirectas de la institución de manera que en cada una de esas actividades indirectas, buscan que los resultados del proceso muestre que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido. A través del Módulo Presupuesto, el usuario puede crear los presupuestos de ingresos, gastos e inversiones  a ejecutar  en las vigencias  establecidas logrando con esto el fortalecimiento del control financiero, la definición de las metas y planes de trabajo específicos y la minimización de riesgos en las operaciones ejecutadas dentro de una entidad.  Además esta funcionalidad  permite la creación de una nueva modalidad de presupuesto de clase cuenta por cobrar que les permite a los usuarios hacer el traslado de  las deudas a una vigencia futura para cuando se realice el cierre de la vigencia actual. Las funcionalidades del módulo de presupuesto se describen a continuación:

Tablas básicas

Tiene por objeto establecer el proceso de parametrización requerido por el módulo para la ejecución de los procesos que se desarrollan en el mismo. Aquí se podrá registrar información relacionada con: Parámetro  Presupuesto, Vigencias, Fuentes de Financiación, Estructura Rubros, SIDEF (Sistema de Información de Estadísticas Fiscales) y FUT (Formulario Único Territorial).

•    vigencias
•    fuentes de financiación
•    clase tipo rubro
•    Parámetro presupuesto
•    Requisito presupuesto
•    Indicadores presupuesto
•    SIDEF
•    Estructura rubros

Creación Presupuesto

En esta funcionalidad se puede realizar todo el proceso presupuestal que inicia en la creación de los rubros presupuestales hasta la aprobación del presupuesto de una entidad. Las funcionalidades son:

•    Rubros presupuestales
•    Crear presupuesto
•    Cargar presupuesto
•    Presupuesto por dependencias
•    Aprobar presupuesto
•    Generar presupuesto
•    Prepuesto condicionado
•    Cargar rubro
•    Aprobar vigencias futuras
•    Generar PAC

Modificaciones Presupuestales

En esta funcionalidad se puede realizar el registro de las diferentes modificaciones realizadas tanto al presupuesto ya creado como al PAC del mismo (PAC: Plan anual mensualizado de caja, en el cual se definen la forma en cómo está distribuido el presupuesto de una entidad). Las funcionalidades son:

•    Ajuste al presupuesto interno
•    Ajuste al presupuesto global
•    Traslado del PAC
•    Traslado presupuestal

Movimiento

En esta funcionalidad se puede realizar el registro de diversas transacciones propias del presupuesto, las cuales se hacen a través de las funcionalidades que lo componen. Aquí se podrá crear y ajustar el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal), así mismo permite con base a un certificado de disponibilidad presupuestal, generar un compromiso que se adquieren por parte de la institución (el registro presupuestal). Las funcionalidades son:

•    Solicitud de CDP
•    CDP
•    Registro Presupuestal
•    Ajuste CDP
•    Ajuste registro presupuestal
•    Causación presupuestal
•    Egreso presupuestal
•    Causación ingreso presupuestal
•    Reversar causación ingreso
•    Ajuste CDP nomina
•    Ajuste registro presupuestal nomina

Consultas e Informes

Esta funcionalidad permite al usuario la obtención de información necesaria para la toma de decisiones. Los informes que el usuario podrá consultar  en esta funcionalidad, entre otros, son: libros oficiales, ejecución del presupuesto, anexos de la Contraloría, SIDEF, Cruce de Documentos, Control de Cuenta por Pagar. Las funcionalidades son:

•    Consultar indicadores económicos
•    Consultar presupuesto
•    Ejecución del presupuesto
•    Estado de ejecución del PAC
•    Movimiento sin contabilizar
•    Anexos contraloría general de la Nación
•    CDP vencidos
•    Disponible presupuesto
•    Movimientos del PAC
•    Libros oficiales
•    Ejecución del PAC general
•    Libro Auxiliar de presupuesto
•    Anexos contraloría

Funciones Especiales

En esta funcionalidad se pueden realizar una serie de movimientos que  se generan de forma esporádica en el sistema, entre los cuales se menciona:

•    Vigencias futuras
•    Cambiar estado del periodo
•    Imprimir documentos masivos

•    Liberación movimientos presupuestales: permite realizar de forma masiva la liberación tanto de registros presupuestales como de certificados de disponibilidad presupuestal.

•    Cerrar vigencia presupuestal: se realiza el proceso de cierre presupuestal permitiendo la creación de las cuentas por pagar de la entidad como los reconocimientos o recaudos no realizados en la vigencia y que se tendrán en cuenta para la siguiente.

Enlaces con otros módulos

Esta funcionalidad permite al usuario asociar los presupuestos requeridos por las funcionalidades de otros módulos con el objeto de realizar de forma automática las afectaciones presupuestales que se generen por las transacciones registradas en los mismos.

•    Pagaduría
•    Talento Humano