Gestión Extensión - Módulo Encuesta
Módulo que apoya la recolección de información de las diferentes personas de la institución, con la posibilidad de tener variedad de formularios y preguntas, permitiendo consolidar las encuestas realizadas, para la generación de indicadores que permitan la toma de decisiones.
Permite gestionar diferentes encuestas, conformada por varios formularios y encuestadores, al finalizar la encuesta se procede a consolidar los resultados que pueden ser consultados a través de diferentes reportes que suministra el módulo, los resultados son enviados a históricos permitiendo de esta manera que la información quede almacenada para ser consultada cuando se requiera.
Tener en cuenta que solo se incluye una pregunta abierta que permite que el encuestado registre observaciones generales.
La calificación realizada a cada uno de los formularios aplicados y entes encuestadores (administrativos, docentes, graduados, estudiantes y prospecto.) puede ser cuantitativa o cualitativa.
El módulo de Encuestas ofrece: Procesos de parametrización, activación de la evaluación y registro de calificación de cada uno de los formularios completamente en línea, permitiendo que los usuarios vinculados a la institución ingresen a un ambiente personalizado desde la página Web de la misma, con un usuario y contraseña validados por el administrador del sistema.
El módulo de Encuestas permite:
• Crear carpetas y subcarpetas para almacenar la información de archivos tales como: Imágenes, documentos en Word, Pdf, Excel.
• Las imágenes se pueden asociar a las preguntas del formulario de encuesta, también a la presentación inicial donde se muestran los objetivos de la encuesta, para quienes va dirigida la encuesta y ente regulador de la misma.
• Se pueden crear categorías básicas que contienen los grupos de preguntas asociadas a una encuesta.
• Las preguntas podrán ser calificadas en forma cualitativa o cuantitativa.
• El módulo permite realizar las siguientes clasificaciones poblacionales: Administrativos, docentes, estudiantes, prospectos, egresados graduados.
• Los formularios se podrán crear de acuerdo a los objetivos para los cuales han sido creados, asociándoles la respectiva clasificación de encuestadores. Esta puede realizarse para toda la población involucrada o solo para determinada cantidad de usuarios asignados en forma manual a una muestra.
• Los datos que se asocian al formulario que se muestran en este módulo corresponden a la información que está almacenada y configurada en el aplicativo de la suite Academusoft: Académico, como la información Docente, información del personal administrativo cuya vinculación laboral puede ser: Temporal o en propiedad, también se puede parametrizar para personal asociado a OPS y que se encuentra vinculado a un cargo de las dependencias de la institución; además permite asociar estudiantes, egresados graduados y prospectos.
• El personal docente debe estar adscrito a las unidades académicas y regionales.
• El personal administrativo debe estar adscrito a un cargo que no sea de labor docente, tal como: Jefe de Personal, secretaria del Área de Contabilidad, Tesorería, entre otros.
• Para el caso de la clasificación: Egresados, se toman del módulo de Egresados los que ya estén aprobados por el administrador o que este mismo los haya ingresado, y los graduados que se gradúen en el módulo Académico.
• Para el caso de la encuesta para prospectos, se toma toda la población o una cantidad limitada en la muestra, de los prospectos que estén registrados en el módulo de Promoción y mercadeo.
• Consolidación de frecuencia de la encuesta. Permite que se procesen las encuestas que fueron contestadas por los respectivos usuarios habilitados para la misma.
• Con la generación de histórico de la encuesta, se pasa a históricos los resultados de la encuesta aplicada. Estos se podrán consultar en la opción de Reportes, bien sea para administrativos, docentes, estudiantes, graduados y prospectos. Cada uno visualiza las opciones de: Frecuencias por unidad regional, Frecuencias por unidad académica, Frecuencias por programa, Frecuencias por pregunta.
