Suite Academusoft
Este aplicativo es el encargado de la comunicación al interior de la organización y permite a cada uno de los usuarios el acceso a una amplia gama de recursos en línea. Un portal vertical, también denominado Vortal (Vertical Portal), es un sitio Web que abastece de información y servicios a un sector u organización.
Permite la interacción entre los miembros de la organización con el objetivo de optimizar la comunicación y agilizar los procesos funcionales, aumentando así el rendimiento laboral de las Instituciones.
A continuación, se muestra el listado de las diferentes opciones con las que cuenta éste módulo:
Permite la creación de los roles y privilegios que se le otorgan a los usuarios que interactúan con cada una de las herramientas ofrecidas, estableciendo el nivel de responsabilidad de cada uno en el sistema, con permisos que van desde la realización de consultas hasta la ejecución de procesos.
- Portal de Herramientas Sincrónicas
- Portal de Herramientas Asincrónicas
- Gestionar Usuarios
- Gestionar Comunidades
- Administrador de Vortal
- Administrador de Herramientas Colaborativas
- Memo
- Calendario
- Agenda
- Favoritos
- Indicadores
Permite llevar de manera organizada y controlada las solicitudes, sugerencias, quejas y reclamos por parte de las personas o usuarios que pertenecen a la Institución y que están en contacto con la misma.
Este aplicativo ha involucrado diferentes procesos para mantener un seguimiento constante sobre las peticiones, solicitudes o reclamos realizados por la Institución o entidad, incluyendo los requerimientos no en línea como: teléfono, fax, forma física (cartas, documentos), presencial, documentos radicados, entre otros.
A continuación se muestra el listado de las diferentes opciones con las que cuenta éste módulo:
- Tramitar Requerimientos
- Colaboradores y Administradores
- Notificaciones
- Activarse en QRS
- Reportes
- Tramitar Requerimientos
- Notificaciones
- Consultar Requerimientos
- Activarme a QRS
- Reportes
- Registro como Solicitante
- Datos Personales
- Activarse a QRS
Suite Academusoft
Apoya los procesos académicos de las Instituciones de Educación Superior desde el mismo instante que el aspirante expresa sus deseos de ingresar a la Universidad, su admisión como estudiante y todas las acciones dentro de la Institución hasta la obtención de su grado.
Ha incorporado como uno de los cambios más significativos la mejora en la interfaz de usuario en la versión 4.0 que busca facilitar el uso de las aplicaciones que conforman la Suite Academusoft.
Integra los siguientes grandes módulos: Recursos Académicos, Admisiones, Registro Académico, Tablas Generales, Proceso Especiales y Reportes.
Hacen parte de éste módulo las funcionalidades que permiten configurar los parámetros de funcionamiento de las Instituciones de Educación Superior; base para el desarrollo de los procesos académicos. Constituyen la columna vertebral del sistema. Contempla:
- Gestión de Unidades
- Gestión de Docentes
- Gestión de Personas Naturales
- Servicios
- Cargos
- Tablas Básicas
- Programas
- Gestionar datos de Materia
- Gestionar datos de Pensum
- Tablas Básicas
- Actividades
- Carga Académica
- Revisiones
- Entidad emisora de la norma
- Tipo de norma
- Normas
- Tablas Básicas
- Gestionar datos de espacios físicos
- Registrar cambios en espacio físico
- Gestionar datos de recursos físicos
- Recursos físicos de materias
- Asignar recurso físico a una unidad
- Gestión de reserva de recurso físico
- Períodos académicos
- Programar períodos académicos
- Gestionar Actividades Generales
- Tablas Básicas
- Deudas por estudiante
Comprende los procesos de inscripción, selección de aspirantes e inscripción en línea, basados en criterios parametrizables por la Institución de Educación Superior. Incluye:
- Datos de circunscripción
- Tipo documento anexo
- Parametrizar documentos anexos
- Gestionar datos convocatoria
- Exámenes admisión
- Parámetros formulario de inscripción
- Parametrizar formulario de inscripción
- Ver formulario de inscripción
- Gestionar tipo pago inscripción
- Gestionar datos de inscritos
- Gestionar inscritos por programa
- Anular formulario inscripción
- Generar pines
- Cargar pines
- Gestionar Reglas
- Criterios de selección
- Criterios de selección por programa
- Asignar puntaje mínimo criterios de selección
- Componentes examen de admisión
- Asignar peso componentes examen admisión
- Datos de áreas pruebas de estado
- Asignar peso áreas pruebas de estado
- Grado de profundización
- Obtener lista SNP
- Cargar archivo plano resultados pruebas estado
- Parametrizar proceso de selección
- Calificar aspirante
- Gestionar criterios de desempate
- Seleccionar estudiantes nuevos
- Gestionar datos de llamado
- Gestionar Registro de Admitidos
- Consultar pensum
- Verificar mejor programa
- Inscribirse
- Parametrizar calificación pruebas estado
Comprende las diferentes funcionalidades que permiten el desarrollo, la administración y control de los procesos académicos: liquidaciones, matrícula académica, calificaciones, demanda, horarios, grados, seguimiento a la hoja de vida, asignación de sanciones, asignación de estímulos.
- Estudios Secundarios
- Estudios Universitarios
- Estudio Posgrado
- Experiencia Docente
- Experiencia Investigación
- Experiencia Profesional
- Gestionar Datos por Estudiante
- Gestionar Datos por Programa
- Tablas básicas
- Gestionar sanciones
- Valor Base de Matricula por Nivel
- Indicador del Estrato
- Factor de Liquidación en SMMLV
- Factor de Estado
- Variables tipo B
- Criterio Asociado
- Variables tipo A
- Tabla Asociada
- Índice de precios del consumidor
- Cohortes
- Indicador
- Datos de factor
- Nivel socioeconómico
- Factor programa
- Períodos de ingreso
- Liquidación ingresos por programa
- Salario Mínimo
- Tablas Básicas
- Incremento de derecho de matrícula
- Parametrizar reglas de descuento
- Parametrizar impedimentos
- Gestionar recargos por norma
- Gestionar auxilios por norma
- Fecha límite de pago
- Generar liquidación de matricula
- Liquidación estudiantes
- Cargar archivo plano de pagos de matricula
- Consolidado total liquidaciones
- Parametrizar cuentas por programa
- Visita Trabajador social
- Demanda de materias por programa
- Demanda de materias por estudiante
- Reglas de demanda
- Horas
- Horarios por materia
- Horarios por programa
- Consulta Horarios por docente
- Consulta Horarios por estudiante
- Consultar horario por recurso físico
- Objeto de cancelación
- Transferencias
- Matricular estudiante primer período
- Estudiantes
- Activar matrícula académica
- Generar lista definitiva de estudiantes
- Cancelación masiva de grupos
- Gestionar ponderación académica
- Gestionar reglas matricula académica
- Reglas de cancelación de materias
- Cambio masivo de Grupo
- Matricula Académica Por Lotes
- Matricula Académica Automática
- Configuración de Reportes
- Aspirantes
- Estudiantes
- Docente
- Tipo de Calificaciones
- Sistema de Evaluación
- Fechas para inclusión de evaluaciones
- Calificar
- Consultar Notas
- Cierres
- Gestionar Reglas
- Calificar
- Consultar Notas
- Cierres
- Gestionar Reglas
- Ingreso Especial
- Reglas de Estímulos
- Gestionar Estímulos
- Asignar Estímulos
- Procesar Estímulos Automáticos
- Requisitos de Grado
- Requisitos de Grado por Pensum
- Parámetros de Plantilla
- Registrar Ceremonia de Grados
- Inscripción a Grados
- Graduar Estudiantes
- Estudiantes Graduados
- Actualizar Número de Diploma
- Inscripción en Línea a Grados
Incluye funcionalidades de apoyo para los diferentes procesos académicos.
- Idiomas
- Religiones
- Pasatiempos
- Gestión de Bancos
- Datos de Universidad
- Tipo de documento
- Contratos
- Reportes Genéricos
- Mecanismo Para Generar Código
- Gestionar Vacacional
- Materias de Vacacional
- Estudiantes
- Calificaciones
- Verificar Pagos
- Tutorías
- Generación de Carné
- Habilitaciones
- Histórico Habilitaciones
- Tutorías
- Privilegios a Nivel de Datos
- Estudiante Complementario
- Admisiones
- Liquidaciones
- Proyectar demanda
- Matricula Académica
- Calificaciones
- Gestionar Sanciones
- Estímulos
- Deudas
- Estructura Curricular
- Grados
- Carga Administrativa
- Responsabilidad académica
- Recursos físicos
El aplicativo de Egresados permite la gestión de la información de los estudiantes que han cursado estudios y se han graduado en la Institución. Flexible a cambios y actualizaciones necesarias, buscando así la implementación de procesos de seguimiento al egresado en su ámbito laboral, intelectual y social que contribuyan al fortalecimiento de la academia y a la verificación continúa del cumplimiento de los objetivos Institucionales.
Está orientado para tres actores específicos: El usuario, quien va a acceder a todas las funcionalidades que se ofrecen; el egresado, quien puede ver sus datos, actualizarlos, ofrecer sus servicios y tener acceso a ofertas de empleo que realizan las empresas inscritas y la empresa, que puede ofrecer empleo a los egresados de la Institución.
- Registrar egresado
- Verificar inscripción del egresado
- Gestionar datos de egresado
- Gestionar datos personales
- Gestión de datos por solicitud
- Verificar empresa de egresados
- Verificar inscripción de empresa
- Consultar egresados
- Vinculaciones laborales
- Empresas registradas
- Ver sugerencias
- Ofertas profesionales
- Bolsa de empleo
- Asociaciones de Egresados
- Empresas
- Consultas
- Tablas Básicas
- Gestionar Datos de Empresa
- Gestionar Ofertas de Empleo
- Aplicar Profesionales a Oferta de Empleo
- Entrevista a Egresados
- Registrar Vinculación Laboral
- Gestionar Datos
- Gestionar Áreas de Interés
- Realizar Oferta Profesional
- Aplicar Servicios de Empleo para Egresados
- Entrevistas con Empresa
- Buzón de Sugerencia
- Consulta
- Encuesta de Egresado
Integra funcionalidades que administran las actividades que contribuyen a la formación integral de la comunidad universitaria como complemento a la actividad académica.
Dentro de las principales opciones que se encuentran en éste módulo están: Tablas Básicas, Salud Médica, Elección de Cuerpos Colegiados, Vales, Actividades y Becas de Estudiante.
Orientado a diferentes usuarios dentro de bienestar: Personal de Salud, encargado de actividades deportivas y culturales, asignación de becas y el usuario administrador del módulo.
- Vacunas
- Método de Planificación
- Sistema Fisiológico
- Hábito
- Trauma
- Datos Ginecosobtétricos
- Tipos de Accidente
- Tipos de hábitos
- Tipos de Examen Físico
- Exámenes de Laboratorio
- Tipo de Dieta
- Tipos de Actividades
- Tipos de Historias
- Condiciones de Inscripción
- Grupos de Bienestar
- Periodos de Competencia
- Tipos de Sanción
- Tipos de Vales
- Parámetros de Bienestar
- Tipos de Requisitos para Becas
- Tipos de Estudio
- Tipos de Requisitos para Becas
- Complejidad de Especialidad Médica
- Inhabilidades para Votar
- Inhabilidades para postularse como candidato
- Documentos para Inscribirse a Elecciones
- Personal Médico
- Citas Médicas
- Consultas
- Historia Clínica
- Tipos de Elección
- Proceso de Elecciones
- Asociar Inhabilidades a Candidato
- Postular Candidatos
- Votar en Línea
- Consultar Resultado de Elecciones
- Gestionar Requisitos de Alimentación
- Asignar Vales a Estudiantes
- Asignar Vales a Empleados
- Gestionar Actividad General
- Gestionar Integrantes de Grupo
- Gestionar Fases de Competencia
- Inscritos por Fase
- Encuentros por Fase
- Sanciones
- Resultados
- Inscripción en Línea.>
El Sistema de Autoevaluación y Acreditación Institucional - SAAI IG, ha sido creado para recopilar y almacenar la información propia de los lineamientos para el proceso de acreditación de programas, en el cual se pueden identificar los factores, características e indicadores, que una vez asociados con diversas preguntas conformarán la encuesta que se aplicará a los diferentes estamentos educativos que procederán con la respectiva evaluación bajo la correcta aplicación de este instrumento. Gran parte de esta información se encuentra en las diferentes direcciones de los programas de la institución, con esto se busca consolidar un sistema que logre reunir la información más relevante de sus programas, las ponderaciones específicas de los factores, características e indicadores, así como la información propia de los estándares mínimos de calidad al cual deben dar cumplimiento para poder alcanzar el registro calificado. Con la creación de esta herramienta, se busca facilitar las tareas de: autoevaluación, evaluación de pares y evaluación final que realizan los miembros del Consejo Nacional de Acreditación.
A continuación se ofrece una guía general, pautas y consideraciones de uso del aplicativo, con el objetivo de que el proceso de ingreso de datos se simplifique y se lleve a cabo de la mejor manera. El descriptor del sistema hará énfasis en aquellas generalidades que se presentan reiterativamente durante el proceso y que el usuario debe manejar considerando su propósito o fin de la misma dentro de la funcionalidad.
- Banco de preguntas.
- Grado cumplimiento.
- Sincronizar programas.
- Asociar personas a programa.
- Configuración de documentos
- Gestionar criterios de acreditación.
- Ponderación de criterios de acreditación.
- Factores.
- Características e indicadores.
- Generación de encuestas.
- Configuración de encuestas.
- Cerrar encuestas.
- Tasa de participación de encuestas.
- Valotación de factores.
- Preguntas por Indicador.
- Resultado de Factores por Programa.
- Comparativo de Factores por Año.
- Planes de Mejoramiento.
- Gestionar Plantilla.
- Parámetros Plan de mejoramiento.
- Gestionar plan de mejoramiento.
- Seguimiento Plan de Mejoramiento.
- Avance en Autoevaluaciones.
- Cerrar Proceso de Autoevaluación.
- Resultados por programa.
Suite Academusoft
El módulo se divide en las funcionalidades de administración, procesos técnicos, servicios y consultas; a través de éste puede realizarle la gestión de unidades prestadores, definición de sistemas de clasificación, la creación de la ficha bibliográfica configurable por tipo de elementos, el establecimiento de los días de atención y servicio, la parametrización de las reglas para reservas, préstamos y extensiones.
Además a través del sistema se pueden ejecutar los procesos de clasificación de los elementos y la catalogación de los mismos, hacer el registro de traslado entre unidades prestadoras y llevar el control de elementos dados de baja o que están en proceso de cambios y/o ajustes. Permite la realización de reservas de la materia en línea, el registro de préstamos, de devoluciones, de extensiones y la generación de multas, controlado con base a la configuración de los parámetros que rigen cada proceso.
Administra el proceso de préstamos de diferentes elementos entre ellos el material bibliográfico.
- Unidades Prestadoras
- Red de Servicios
- Personas en Servicios de
- Tablas Básicas
- Sistemas de Clasificación
- Plantillas
- Tipos de Elemento
- Tipos de Elementos de Unidad
- Colecciones
- Colecciones de Unidad
- Tipos de Usuario
- Tipos de Usuario por Unidad
- Activación de Usuarios
- Perfil
- Perfiles de Unidad
- Parametrización de Servicios
- Parametrización de Multas
- Parametrización de las Reglas de Servicio
- Tipos de Sanciones
- Tipos de Sanciones de Unidad
- Sanciones
- Días Activos
- Etiquetas Dinámicas
- Inactivación de Generación de Multas
- Activación de Servicios
- Paz y Salvo
- Registro
- Catalogación
- Autor
- Palabras Claves
- Medios
- Componentes
- Ficha
- Formato Marc
- Ajuste de Código Manual
- Existencias
- Etiquetas
- Disponibilidad
- Traslado
- Recepción de Traslados
- Bajas
- Cambios y Ajustes
- Autor
- Palabras Claves
- Tablas Dinámicas
- Tabla de Cutter
- Administración de Préstamos
- Extensiones
- Reservas
- Devoluciones
- Multas
- Búsqueda por Autor
- Búsqueda por Palabras Claves
- Búsquedas por Elementos
- Búsquedas en Campos Dinámicos
- Búsqueda de Préstamos
Permite gestionar diferentes instrumentos aplicados a los docentes vinculados en la Institución de Educación Superior. La evaluación puede estar conformada por varios formularios y evaluadores, ésta se programa en un rango de fechas específico dentro de un periodo académico, al finalizar la evaluación se procede con la consolidación de los resultados que son consultados a través de diferentes reportes que suministra el módulo. Las valoraciones obtenidas plasmarán la calificación global obtenida por el docente, además podrán ser enviadas a históricos permitiendo de esta manera que la información quede almacenada para ser consultada cuando se requiera.
En el proceso de evaluación docente participan diferentes actores: autoridad superior, docentes pares, el docente a través de la autoevaluación y los estudiantes cada uno con un peso en la evaluación configurable por la Institución. Los resultados le permiten a los directivos de la Institución plantear acciones de mejora para el personal docente.
- Tablas Básicas
- Estructura de Archivos
- Categorías
- Opciones
- Grupos de Opciones
- Preguntas
- Formularios
- Configurar Evaluación
- Consolidación de Procesos
- Reportes
- Generar Históricos
- Evaluador Tipo Estudiante
- Evaluador Tipo Autoridad
- Evaluador Tipo Docente: Autoevaluación
- Reportes para Docentes
- Reportes para Autoridades
- Consultar Reportes de Evaluaciones
- Consultar Reportes de Históricos
Permite proyectar la carga académica para determinar la cantidad de docentes que se deben vincular de acuerdo a las necesidades Institucionales. Este módulo se base en la organización de los horarios y en la cantidad de estudiantes matriculados en cada grupo. Así mismos de acuerdo al tipo de dedicación y clasificación docente se puede determinar otras actividades diferentes a la docencia que se desarrollen en un semestre (Investigaciones, Académico – Administrativas, de Proyección Social entre otras.) y que hacen parte de la responsabilidad académica, obteniendo la carga semanal y semestral del docente.
Posterior a la proyección de la carga académica se lleva a cabo un proceso de revisión en tres niveles en el cual la revisión final le proporciona a Talento Humano la posibilidad de generar los documentos de vinculación docente. Finalizado el proceso de contratación se sincroniza con el Sistema Académico asignando el docente al grupo, a la clase semanal y actualizando la información de la responsabilidad académica en este sistema.
El módulo genera diferentes informes estadísticos que permiten hacer el seguimiento al proceso de vinculación docente.
- Hoja de Vida de Estudiante
- Parámetros de Responsabilidad Académica
- Parámetro Global
- Materias Compartidas
- Fechas para Registrar Descargas
- Tipos de Actividades
- Restricciones
- Rangos Tutores/Coordinadores
- Asignar Descargas
- Proyectar Responsabilidad Académica
- Aprobar Proyección de Responsabilidad Académica
- Revisión Final de la Proyección de la Responsabilidad Académica
- Gestionar Novedad en Responsabilidad Académica
- Generar Archivos de Vinculación Docente
- Activación de la Responsabilidad Docente
- Generación de Constancias de Cumplimiento
- Aprobación de Generación de Constancias de Cumplimiento
- Revisión Final Constancias de Cumplimiento
- Consolidado de Proyección de la Responsabilidad
- Consolidado de Actividades del Docente
- Responsabilidad Académica por Docente
- Docentes por Escolaridad
- Docentes por Universidad
- Docentes por Departamento
- Docentes por Facultad.
El Sistema de Alertas Tempranas, tiene como objetivo principal, detectar anticipadamente condiciones que puedan situar a los estudiantes en un nivel de riesgo como posible desertor, proporcionando la información necesaria para tomar acciones que garanticen su permanencia y posterior graduación.
A través de la definición de variables y niveles de riesgo en el proceso de Cálculo de Semaforos de Riesgo el sistema proporciona por variable los estudiantes en riesgo de deserción.
- Complejidad de programas y materias
- Tipo de Riesgo
- Alertas
- Variables
- Calcular Semáforos de Riesgo
- Semáforo de Riesgo por Programa
- Semáforo de Riesgo por Universidad
- Semáforos de Riesgo por Programa
- Semáforo de Riesgo por Facultad
- Semáforo de Riesgo por
- Unidad Regional
- Asesorías Académicas
- Programación de Asesorías
- Listado de Asesorías por Unidad
- Asesorías por Docente
- Docente sin Programación de Asesorías
El aplicativo permite integrar el software moodle con el proceso de examen de admisión de los aspirantes de cursos virtuales de académico, se deben registrar los diferentes formularios con el fin de
obtener una calificación en el proceso de selección con referencia a las convocatorias configuradas. Así mismo permite integrar grupos de diferentes materias creadas en el módulo de académico administrador con la parte de cursos
virtuales generados en Moodle. En cuanto a la integración de académico con moodle se realiza mediante la implementación de Webservice; este aplicativo se creó con el fin de ayudar a los educadores a crear cursos en línea de
alta calidad y entornos de aprendizaje virtuales enlazados con diferentes procesos de admisión de académico.
- Usuarios de Moodle
- Parámetros de Moodle
- Convocatorias
- Grupos de Académico
Suite Academusoft
Permite administrar las actividades correspondientes a los procesos de Investigaciones: Grupos de Investigación, Semilleros, Líneas de Investigación, Convocatorias, Inscripción y Seguimiento de Proyectos, Presupuesto del Proyecto, Presupuesto de la Unidad de Investigaciones, Movilidades, Descargas por Investigaciones.
- Tablas básicas
- Convocatorias
- Actividades
- Rubros
- Causales de Exclusión
- Criterios de Evaluación
- Comité de Evaluación
- Documentos de Soporte
- Configuración General
- CIFA
- CIU
- Hoja de Vida
- Estudiante Complementario
- Líneas de Investigación
- Grupos de Investigación
- Estados del Proyecto
- Descargas
- Movilidad
- Línea Estratégica
- Estructura del Presupuesto
- Vigencia
- Inicializar Presupuesto
- Actividades
- Semilleros
- Convocatorias
- Proyectos
- Entidades
- Tipos de Proyecto
- Técnicos Laborales
- Tablas Generales
- Horarios
- Liquidación
- Matrícula Académica
- Calificaciones
- Procesos Financieros
- Gestión del Proyecto
- Evaluación del Proyecto
- Cambiar Estado del Proyecto
- Presupuesto del Proyecto
- Ejecución del Presupuesto
- Prórroga del Proyecto
- Proyectos
- Descargas
- Movilidad
- Solicitud de Movilidad
- Registro de Informe de Movilidad
- Proyectos
- Gestión del Proyecto
- Presupuesto del Proyecto
Suite Academusoft
Permite la administración de los procesos académico de Educación no Formal facilitando la oferta de los diferentes cursos y el control de los diferentes procesos académicos y financieros que genera.
Incluye la administración de los procesos de Educación Continuada y de los programas Técnicos Laborales.
- Programación de Servicios
- Inscripción
- Plantillas para Correo Electrónico
- Convocatorias
- Cohortes
- Fecha Límite Pago Inscripción
- Gestionar Aspirantes
- Registro de Estudiantes de Cohorte
- Modificar Producto Aspirantes
- Creación de Estudiantes
- Campos Formulario Inscripción
- Retiro Estudiantes por Fecha de Pago
- Procesos Especiales
- Restricciones a Nivel de Datos
- Hoja de Vida de Estudiante
- Calificaciones
- Hoja de Vida
- Estudiante Complementario
- Certificaciones
- Certificados y Constancias
- Escarapelas
- Diplomas
- Certificados por Estudiante
- Escarapelas por Estudiante
- Diplomas por Estudiante
- Herramientas
- Categorías del Foro
- Foro
- Chat
- Generación de Usuarios
- Parámetros Globales
- Reportes
- Listados de Inscritos por Cohorte
- Reporte de Actividades por Horario
- Reportes
- Educación Continuada
- Módulos del Producto
- Horarios
- Liquidaciones
- Matrícula Académica
- Calificaciones
- Técnicos Laborales
- Tablas Generales
- Horarios
- Liquidación
- Matrícula Académica
- Calificaciones
- Procesos Financieros
- Horarios
- Consultar Horarios
- Calificaciones
- Registro de Asistencia
- Técnicos Laborales
- Horarios
- Calificaciones
- Registro de Asistencia
- Herramientas
- Foro
- Chat
- Herramientas
- Foro
- Chat
- Matrícula Académica
- Matrícula Académica Estudiante
- Matrícula Académica Basada en Módulos
- Calificaciones
- Liquidaciones
- Horarios
Suite Academusoft
Esta aplicación Web es el núcleo fundamental que provee los servicios de consulta sobre las aplicaciones de Academusoft que se ejecutan en los dispositivos móviles donde están instaladas.
Tiene las principales características:
- Completa base de datos de los dispositivos móviles que han realizado el proceso de instalación de las diferentes aplicaciones móviles.
- Configuración y envío de notificaciones a los diferentes dispositivos móviles que instalaron las aplicaciones, estas notificaciones tienen que ver con los procesos que implican la comunicación constante entre el sistema y los diferentes actores que interactúan con Academusoft.
- Notificaciones a los dispositivos registrados sobre multas de biblioteca, información financiera, estadísticas de rendimiento académico, notificaciones de ingreso y actualización de calificaciones, notificaciones de cambio de horario, grupos y docente de grupo, notificaciones sobre vencimiento de financiaciones y cuotas de financiación
A continuación se describen las aplicaciones contenidas en la SUITE de APP’S móviles de Academusoft.
- Consultar Horario Estudiante.
- Consultar Liquidación.
- Registro Extendido.
- Calificaciones Actuales.
- Consultar semáforo y pensum del estudiante.
- Hoja de Vida del Estudiante
- Simulador de Definitiva
- Notificaciones de ingreso y actualización de calificaciones
- Notificaciones de cambio de horario, grupos y docente de grupo
- Notificaciones sobre vencimiento de financiaciones y cuotas de financiación
- Consulta de todas las deudas registradas en el sistema Academusoft con sus diferentes orígenes desde la app estudiante.
- Matricula en línea.
- Consulta de Calificaciones Actuales.
- Consulta de Horario por Periodo Académico
- Consulta de las calificaciones Históricas.
- Consulta Vinculaciones
- Consulta de la Hoja de Vida.
- Notificaciones de Ingreso de Calificaciones
- Notificaciones de Actualización de Calificaciones
- Reporte de Matriculados Académicamente por periodo académico.
- Reporte de Matriculados Financieramente por periodo académico.
- Reporte de Docentes con carga académica
- Reporte de Docentes con horarios de clases y salón
- Reporte de Estudiantes Nuevos Por Programa
- Reporte Estadístico de Matriculados por Periodo académico
- Hoja de Vida de Personas registradas en el sistema.
- Consulta de los diferentes eventos
- Consulta de la oferta académica en donde se puede visualizar los programas con sus respectivos costos, preinscripción a los programas, consulta de pensum (malla curricular) y simulador de pruebas ICFES.
- Datos de la institución
- Contactos
- Noticias
- Calendario Académico
- Mapa de la institución ubicando las diferentes localidades.
- Notificaciones sobre nuevas ofertas académicas, eventos y noticias.
La aplicación móvil PQRSD UP, permite establecer un nuevo canal de comunicación para la atención al ciudadano, esto en aras de contribuir a El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de las IES, siguiendo los planteamientos de la metodología diseñada por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República La Aplicación permite registrarse como nuevo usuario, registrar y consultar los requerimientos, actualizar los datos personales. Esta aplicación móvil ofrece un nuevo canal de atención al ciudadano por parte de la Universidad de Pamplona para que sus usuarios tengan la posibilidad de llevar una posible petición, queja, reclamo, sugerencia o denuncia a través de dispositivo móvil.
El usuario puede llevar control de sus requerimientos en el dispositivo móvil, a través de dos formas:
Usuario con cuenta registrada: Permite registrar y visualizar el estado actual en el que se encuentra el requerimiento.
Requerimiento no en línea: Teniendo en cuenta que el requerimiento se puede hacer a través de medios de comunicación no en línea (llamada telefónica, solicitud física en la oficina del funcionario público, fax, etc.), la aplicación móvil cuenta con una funcionalidad para realizar el seguimiento a este tipo de requerimientos.
Adicional a esto, si el usuario no tiene una cuenta registrada, puede realizar el registro a través de la aplicación.
La aplicación se encuentra disponible para móviles ANDROID y se podrá descargar desde Google play
Descripción de los íconos de la aplicación:
La aplicación móvil Apps Biblioteca, ofrece nuevas formas de consulta y de manera ágil a través de un dispositivo móvil, la información de los elementos de las diferentes unidades bibliográficas.
Los datos que pueden ser consultados a través de la aplicación son:
- La disponibilidad de los elementos (libros, artículos, tesis, etc.) a prestar, consultar y prestados.
- Disponibilidad de horario de atención.
- Unidades bibliográficas con las que cuenta actualmente la institución de Educación superior.<
Suite Academusoft
Es el componente encargado del manejo administrativo y financiero de las Instituciones de Educación Superior. Este componente colabora y sirve como apoyo a los funcionarios administrativos en la toma de decisiones de manera más rápida, segura y oportuna, ya que a través de ellos se manipula toda la información administrativa y financiera que se genera en cada una de las dependencias de la Institución.
Solución que ofrece una alternativa de alto nivel para la administración de la información generada para las organizaciones privadas y públicas. Integra un gran número de aplicaciones modulares para el manejo funcional de cada componente administrativo, financiero y colaborativo, con entornos gráficos que facilitan un menor tiempo de respuesta, pensadas en el usuario final y con las características de seguridad y eficiencia imprescindibles para la toma de decisiones.
El módulo Parámetros Generales permite la gestión de todas aquellas funcionalidades que son requeridas en los diferentes módulos (Contabilidad, Presupuesto, Talento Humano, Almacén e Inventario, Pagaduría, Facturación y Cartera, Contratos). Los procesos principales que abarca el presente módulo son: Tablas Básicas, Personas y Consultas e Informes.
- Tipo cuenta bancaria
- Tipo norma general
- Entidades emisoras de normas
- Normas
- Actividad económica
- Moneda
- Tasa de cambio
- Régimen
- Tipo persona jurídica
- Tipo documento soporte
- Ordenadores de gasto
- Parámetros generales
- Tipo de documento
- Configuración tipo cuenta para archivo
- Configuración tipo de documento para archivos
- Aseguradoras
- Bancos
- Cuentas Bancarias
- Países
- Parámetro Empresa
- Parámetros Generales
- Archivo Plano
- Personas
- Consultas e Informes
- Archivo Plano
- Personas
- Parámetros Generales
- Archivo Plano
- Personas
- Cuentas Bancarias
- Países
- Parámetro Empresa
- Parámetros Generales
Este módulo es el proceso mediante el cual la administración ejecuta el presupuesto anual. Con cada una de las funcionalidades le permite tomar la decisión de asignar los recursos destinados a las áreas indirectas de la institución de manera que en cada una de esas actividades indirectas, buscan que los resultados del proceso muestre que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido. A través del Módulo Presupuesto, el usuario puede crear los presupuestos de ingresos, gastos e inversiones a ejecutar en las vigencias establecidas logrando con esto el fortalecimiento del control financiero, la definición de las metas y planes de trabajo específicos y la minimización de riesgos en las operaciones ejecutadas dentro de una entidad. Además esta funcionalidad permite la creación de una nueva modalidad de presupuesto de clase cuenta por cobrar que les permite a los usuarios hacer el traslado de las deudas a una vigencia futura para cuando se realice el cierre de la vigencia actual.
- Vigencias
- Fuentes de Financiación
- Clase de Tipo Rubro
- Parámetro Presupuesto
- Requisitos de Presupuesto
- Indicadores Presupuesto
- SIDEF
- Estructura de Rubros
- Rubros presupuestales
- Crear presupuesto
- Cargar presupuesto
- Presupuesto por dependencias
- Aprobar presupuesto
- Generar presupuesto
- Prepuesto condicionado
- Cargar rubro
- Aprobar vigencias futuras
- Ajuste al presupuesto global
- Traslado del PAC
- Traslado presupuestal
- Generar PAC
- Ajuste al presupuesto interno
- Ajuste al presupuesto global
- Traslado del PAC
- Traslado Presupuestal
- Solicitud de CDP
- CDP
- Registro Presupuestal
- Ajuste CDP
- Ajuste Registro Presupuestal
- Causación Presupuestal
- Egreso Presupuestal
- Causación Ingreso Presupuestal
- Reversar Causación Ingreso
- Ajuste CDP Nómina
- Ajuste Registro Presupuestal Nómina
- Movimiento sin contabilizar
- Anexos contraloría general de la Nación
- CDP vencidos
- Disponible presupuesto
- Movimientos del PAC
- Libros oficiales
- Ejecución del PAC general
- Libro Auxiliar de presupuesto
- Anexos contraloría
- Vigencias futuras
- Cambiar Estado del Periodo
- Imprimir documentos masivos
- Liberación de Movimientos Presupuestales
- Cerrar Vigencia Presupuestal.
- Pagaduría
- Talento Humano
- Consultar indicadores económicos
- Consultar presupuesto
- Ejecución del presupuesto
- Estado de ejecución del PAC
Apoya el ejercicio profesional de los responsables de los procesos contables en las empresas, cumpliendo con la legislación vigente. Es desarrollada con la más alta calidad y tecnología.
- Características de cuentas
- Centro de Costos
- Plan de Cuentas
- Cargar plan de cuentas
- Periodo contable
- Tipo documento contable
- Parámetro contabilidad
- Plantilla de movimientos
- Indicadores económicos
- Tipo estado financiero
- Diseño estado financiero
- Información exógena DIAN
- Registro de movimientos
- Reversar movimiento
- Anular movimiento
- Revisar movimiento
- Actualizar Saldos
- Cambiar estado del período
- Cerrar vigencia
- Cargar movimientos contables
- Ajustar inflación y depreciación inicial
- Movimientos externos
- Diferidos
- Procesar diferidos
- Provisiones
- Procesar provisiones
- Realizar ajustes por inflación y depreciación
- Causación de pagos
- Legalización
- Solicitud devolución IVA
- Eliminar movimientos masivos
- Libros
- Caja diario
- Libro Mayor
- Libros Auxiliares
- Libro Auxiliar de terceros
- Estados Financieros
- Balance de comprobación
- Estado financiero diseñado
- Información exógena DIAN
- Consultar indicadores económicos
- Centro de costos
- CGN
- Fuentes y aplicación
- Plan de cuentas
- Impuestos Aplicados
- Ajustes y depreciación
- Consultar movimientos contables
- Parámetros generales
- Pagaduría
- Talento Humano
- Presupuesto
- Servicios generales
- Facturación y cartera
- Inventario
El módulo de facturación y cartera fue diseñado para el registro de las operaciones de ventas y gestión de las deudas que tiene los terceros con la entidad a través de las ventas de productos y servicios, el otorgamiento de créditos a empleados y el registro de las demás deudas que puedan generarse en operaciones realizadas entre la entidad y terceros.
- Parámetros facturación y cartera
- Persona facturación
- Punto de venta
- Grupos, productos y servicios
- Plan de financiación
- Requisitos de financiación
- Tipo crédito
- Característica
- Ventas
- Cartera
- Movimientos
- Funciones Especiales
- Consultar cuentas por cobrar
- Consultar abonos extemporáneos
- Consultar utilidad por producto
- Consultar movimiento de ventas
- Consultar edades de cartera
- Consultar arqueos
- Consultar entidades externas
- Consultar productos por bodega
- Académico
La aplicación de Pagaduría y Tesorería es el encargado de percibir los ingresos por los diferentes conceptos y de administrar para efectuar su posterior distribución mediante los desembolsos o pagos correspondientes de la empresa.
- Parámetros pagaduría
- Concepto nota
- Chequeras
- Forma cheque
- Cajas
- Concepto de Ingreso
- Saldo inicial Cuentas bancarias
- aplicación impuesto/retención
- Grupos de tipos de impuestos retención
- Impuestos retenciones y descuentos
- Tipo documento bancario
- Tipo documento pago
- Caja menor
- Comprobantes de egreso
- Consignaciones
- Traslado de cuentas bancarias
- Recibo de caja
- Entregar cheque
- Causación para pagos electrónicos
- Gestionar pagos masivos
- Cargar pagos masivos
- Devoluciones
- Reintegros
- Pago acreedores
- Libro auxiliar bancos
- Estado de cuenta por proveedor
- Movimientos de chequeras
- Consecutivos chequeras
- Libro auxiliar de cajas
- Retenciones e impuestos aplicados
- Pagos por transacción electrónica
- Libro diarios de cajas
- Certificado DIAN ingresos y retenciones
- Consultar devoluciones
- Saldos de cuentas bancarias
- Consultar movimientos de caja menor
- Consulta de ingresos recibidos
- Consultar comprobantes
- Movimiento de caja y bancos
- Saldos y movimientos diarios de cuenta
- Informe anual Contraloría
- Boletín diario de pagos
- Cheques posfechados
- Consignaciones en línea
Este Módulo es un sistema que dinamiza las tareas propias de la gestión de personal en la organización, proporciona el control de trabajo del día a día, facilita al usuario el tiempo necesario para otras tareas de mayor valor añadido agilizando sus acciones diarias y proporciona la toma de decisiones de los responsables.
- Tablas Básicas
- Cargos
- Datos Asociados al Cargo
- Consultas e Informes
- Tablas Básicas
- Datos Personales
- Hoja de Vida
- Datos Laborales
- Evaluación de Desempeño
- Declaración de Rentas y Bienes
- Ausencias y Permisos
- Dotación de Personal
- Capacitación
- Horario masivo Trabajador
- Generar Documento
- Auxiliares y Monitores
- Bienestar Laboral
- Inventarios
- Devolución a proveedores
- Entrevistas y Pruebas de convocatoria
- Hoja de vida Aspirante
- Aspirantes a Cargo de convocatoria
- Aplicación, Pruebas y Evaluación
- Proceso de selección
- Cambiar estado del periodo
- Cruce de Documentos
- Tablas Básicas
- Liquidaciones
- Novedades
- Asignación de Salarios
- Consultas e informes
- Tablas Básicas
- Solicitud de Personal
- Aprobar solicitudes de personal
- Convocatorias
- Trabajadores por cargo
- Fechas de cumpleaños
- Títulos asociados al personal
- Histórico de tratado de instituciones
- Perfiles asociados al personal
- Trabajadores por tipo
- Trabajadores sin información PDF
- Trabajadores con documentos vencidos
- Títulos y candidaturas por dependencias
- Constancias Laborales
- Histórico de cargos por persona
- Trabajadores por unidad
- Trabajadores con más de un cargo
- Empleados por centro de costo
- Escala salarial de los trabajadores
- Trabajadores con exención parafiscal
- Administración de personal
- Días de permanencia del empleado
- Vencimiento de contratos
- Ausencias y permisos
- Programación capacitación
- Lista de docentes
- Estadísticas docentes
- Discriminación de puntos docentes
- Selección de personal
- Dotación de personal
- Trabajadores con derecho a dotación
- Consultar aspirantes
- Costos de personal por niveles
- Función publica
- Educación de trabajadores
- Trabajadores por tipo de nombramiento
- Salario vinculación directa
- Histórico de experiencia de un empleado
- Trabajadores en periodo de prueba
- Actividades de Entrenamiento
- Pasatiempos
- Cuenta bancaria trabajadores
- Total anual evaluación de desempeño
- Hoja de vida
- Encargos
- Trabajadores por nivel jerárquico
- Evaluación de desempeño
- Costos de capacitación
- Trabajadores por lugar de residencia
- Documentos generados
- Producción investigativa
- Trabajos publicados
El módulo Almacén e Inventario fue diseñado con el objeto de registrar todos aquellos procesos que están involucrados con el control y seguimiento de la administración de los bienes que hacen parte de la institución y que están clasificados de la siguiente forma: de clase devolutivos (bienes de tipo gastos como papelería, etc.) y de clase control (Activos fijos). El proceso de almacén e inventario está definido por la requisición de bienes, pasando por el proceso de compra hasta el ingreso de estos a las bodegas y el uso de los mismos como bienes de clase consumo o devolutivo.
- Parámetros Almacén
- Compras
- Almacén
- Inventarios
- Almacén
- Inventarios
- Requisiciones
- Requisiciones por unidad
- Compras
- Almacén
- Inventarios
- Devolución a proveedores
- Activos fijos
- Verificar inventario
- Subir archivo plano
- Pólizas de bienes
- Bajas
- Subir foto de activo
- Agregar grupo de activos fijos
- Garantías
- Traspaso de activos
- Traslado de activos
- Reclamos por póliza
- Inmuebles
- Activos especiales
- Valorización y desvalorización de activos
- Activos pignorados
- Cargar activos por archivo
- Ingresos
- Egreso de consumo
- Egreso devolutivo
- Traslado a bodega secundaria
- Traslado entre bodegas
- Devoluciones a bodega general
- Egreso de consumo desde bodega
- Egreso de devolutivo desde bodega
- Aprobar traslado a bodega principal
- Plan de compras por unidad
- Plan de compras
- Cotizaciones
- Órdenes de compra
- Requisiciones
- Aprobar Requisiciones
- Autorizar Requisiciones
- Reversar Requisiciones
- Generar Documento
- Cambiar Estado del Periodo
- Otros Parámetros
- Enviar Correo a Proveedor
- Administrador de Proveedores
Permite la digitalización de los procesos de contratación logrando más eficiencia en la gestión interna de los recursos, mejorando el funcionamiento y disminuyendo el costo en tiempo y dinero. Es un sistema flexible ya que soporta todos los ámbitos de la contratación administrativa, tanto en su aspecto interno como externo de manera independiente. A su vez, permite integrarse con otros módulos para la realizar nuevos procesos
- Tipo persona Contratación
- Modalidad Contratación
- Plan Institucional
- Inhabilidades
- Tipo de acta
- Tipo de póliza
- Tipos de convocatoria
- Tipos de adición
- Aseguradoras
- Audiencias
- Etapas de contratación
- Procesos de contratación
- Estado de contratación
- Estados de convocatoria
- Tipos de acta – Estados de contrato
- Estados de convenio
- Tipo convenio
- Tipos de acta – Estados del convenio
- Requerimientos de adición
- Pólizas
- Actas
- Adiciones
- Convocatorias
- Reporte de Convenios
- Solicitudes de Servicio
- Contratos Asociados a Personas
- Fraccionamiento del Contrato
- Contratos en Proceso
- Contratos
- Propuesta Contrato
- Personas Contratación
- Cuentas Bancarias
- Personas Convenio
- Reporte de Contratos
- Convenios
- Propuesta Convenio
- Convenios Firmados por Año
- Consultar Audiencias
- Convenios Estudiantes
- Informe Financiero Convenio
- CDP
- Cuentas Bancarias
El Módulo de Gestión Documental permite llevar el control de la documentación que se maneja en las Instituciones; logrando conocer la ubicación física de un documento desde que llega o se crea en la institución, hasta la etapa final del almacenamiento, agrupando cada uno de ellos mediante tipologías las cuales permiten una búsqueda eficaz a través de series y sub series.
Facilita a la institución, la administración, control de los documentos y de la correspondencia de entrada y salida de cada una de las dependencias (o unidades administrativas), lo que convierte a este módulo, en una herramienta útil y necesaria para mantener una trazabilidad de los documentos dentro de la organización.
Esta aplicación está desarrollada bajo la norma 594 del 2.000, dentro de ella se puede realizar el manejo de comunicaciones oficiales, elaborar las tablas de retención y valoración documental, manejar comunicaciones internas y externas, usar tipos de almacenadores, manejar comunicaciones electrónicas, así como la generación de diferentes consultas.
- Parámetros Documental
- Ciclo Vital Del Documento
- Disposición Final
- Estado Documento
- Valor Documento
- Medios de Comunicación
- Dependencia de Comunicación
- Serie Documental
- Sub-Serie Documental
- Tipología Documental
- Tipo Almacenador
- Almacenador
- Presentación Física del Documento
- Funcionario Dependencia
- Plantilla
- Empresa Transportadora
- Comunicaciones Oficiales Recibidas
- Comunicaciones Oficiales Enviadas
- Persona Comunicación Oficial
- Comunicaciones Oficiales Internas
- Comunicaciones Electrónicas
- Documentos
- Tabla de Retención Documental
- Documento
- Flujo Documental
- Documento a Transferir
- Consultar Inventarios de Legajos
- Cuadro de Clasificación Documental
- Inventario Documental
- Plantilla Comunicaciones
- Reporte Envío Costo
- Comunicaciones Oficiales Recibidas
- Comunicaciones Oficiales Enviadas
- Comunicaciones Oficiales Internas
- Comunicaciones Electrónicas
El 27 de Diciembre de 2013 el Gobierno nacional expidió el Decreto 3022. Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2 (medianas y pequeñas empresas) y que por ende, deben aplicar las NIIF para Pymes las cuales busca la convergencia de las normas contables en Colombia con estándares internacionales. Dentro de este mismo decreto, se establecieron los parámetros que deben cumplir las empresas que se ubiquen en este grupo por medio del "ANEXO MARCO TÉCNICO NORMATIVO PARA LOS PREPARADORES DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA PYMES -GRUPO 2".
Basados en esta reglamentación el aplicativo Gestasoft en miras de la nueva implementación a Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) para Pequeñas y Medianas Entidades (PYMES); ha venido trabajando en la incorporación de las Normas Internacionales al sistema Administrativo y Financiero - Gestasoft
A continuación se listan los procesos y/o Funcionalidades modificados para la conversión a NIIF.
- Ingresos de activos
- Registros de activos
- Toma Física
- Bajas
- Egresos
- Valorización y Desvalorización de Activos
- Trasladar a NIIF
- Consultas
- Causación de Pago
- Registro de Movimientos Manual y por Archivo Plano
- Depreciación
- Legalización
- Diferidos
- Consultas
- Factura de Venta
- Factura Administrativa
- Financiación por Entidad Externa
- Negociación Estudiante (Financiación Interna)
- Recibo de caja
- Cargar Pagos Masivos
Suite Academusoft
Permite la creación de reportes de diferentes tipos solicitando la información requerida de acuerdo a las características de cada informe.
Este reporte se genera a partir de una consulta SQL y se escribe de manera estática en disco, es decir el usuario que visualiza el reporte observa la información generada en aquel momento sin hacer la petición nuevamente a la base de datos.
Incluye gráficas se puede seleccionar entre barras, tortas y líneas estas gráficas aplican para el tipo de reporte estático, calculado, tabla dinámica y archivo de datos.
- Dependencia
- Reporte
- Agregar Reportes
- Tipo de Reportes
- Reporte Estático
- Histórico Reporte Generado
- Gráficas Reportes
- Reporte Calculado
- Interfaz Gestión de Reporte
- Tabla Dinámica
- Reporte Tipo Formulario
- Reporte Archivo de Datos
- Reporte Desplegar Fichero
- Interfaz de Gestión
- Reporte URL
- Asociar Parámetros
- Parámetro Tipo Texto
- Parámetro Tipo SQL
- Parámetro Tipo Lista Estática
- Asociar Módulos Reporte
- Aplicaciones
- Módulos y Roles
- Lista de Direcciones
- Explorador de Archivos
- Lista de Ficheros y Carpeta
- Detalle Información de Ficheros