Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Reembolsos

TRÁMITE DE REEMBOLSO

El  interesado    presenta    la    solicitud    a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera con los documentos soportes,  la documentación es recibida por correo electrónico o de manera presencial.

N ° DE ACTIVIDAD
ACTIVIDADES
1
RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD
 
1.1
El  interesado    presenta    la    solicitud    a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera con los documentos soportes que la justifiquen la documentación es recibida por correo electrónico o de manera presencial.
2
VERIFICACIÓN D LA SOLICITUD
Los soportes a verificar varían dependiendo del motivo de la solicitud de reembolso.




2.1
Por bajo rendimiento académico o cuando no se oferta un programa por parte de la universidad: Según el Acuerdo 186 del 2 de Diciembre del año 2005 del Consejo Superior, “Reglamento Estudiantil de pregrado de la Universidad de Pamplona” en su Art. 17, parágrafo cuarto dispone la devolución por parte de la Institución solo cuando la Universidad cancele o suspenda el programa para el cual se matriculó el estudiante ó cuando cancelados los derechos de matrícula, el estudiante quede por fuera del programa por bajo rendimiento académico en el período académico inmediatamente anterior y decide no continuar en otro programa, en estos casos los documentos que el estudiante debe presentar son:
  • Carta   de   solicitud   de   reembolso           al   Vicerrector(a) Administrativo(a) Financiero(a) de la Universidad de Pamplona.
  • Comprobante de consignación, certificación original de la consignación expedida  por banco o en caso de pérdida del soporte del documento de pago se puede generar el reporte de pago generado del sistema Academusoft con el visto bueno de pagaduría.
  • Reporte del sistema Academusoft o constancia de registro y Control Académico donde constate que el estudiante esta por fuera del programa por bajo rendimiento.
  • Copia de la certificación Bancaria del solicitante
Nota 1: Las cuentas de trámite simplificado como Nequi y Daviplata no se tendrán en cuenta para proceder a realizar reembolsos.
 
 
2.2.
 
Icetex: Cuando el estudiante ha realizado el pago de su matrícula financiera y a su vez el Icetex realizó el giro tiene saldo a favor, en estos casos los documentos que el estudiante debe presentar son:
  • Carta   de   solicitud   de   reembolso   al   Vicerrector(a) Administrativo(a) Financiero(a) de la Universidad de Pamplona.
  • Copia de la resolución – relación de pago de ICETEX, la cual indica la fecha y el monto consignado por parte de esta entidad a la Universidad de Pamplona.
  • Comprobante de consignación, certificación original de la consignación expedida  por banco o en caso de pérdida del soporte del documento de pago se puede generar el reporte de pago generado del sistema Academusoft con el visto bueno de pagaduría
  • Visto Bueno de la Oficina de Pagaduría y Tesorería y visto bueno de Icetex. - Certificación del banco de que la cuenta bancaria esta activa
  • Copia de la certificación Bancaria del solicitante
Nota 1: Las cuentas de trámite simplificado como Nequi y Daviplata no se tendrán en cuenta para proceder a realizar reembolsos.
 
 









2.3
 
 
 
Saldos a favor: Se tiene en cuenta en los siguientes casos:
-Cuando el estudiante por algún motivo haya realizado una consignación de un valor mayor a lo liquidado en su matrícula, derecho a grado, certificaciones u otros conceptos

-Cuando entidades externas (Alcaldías, Gobernaciones) realizan los giros directamente a la universidad y a su vez el estudiante ya había realizado el pago de su matrícula financiera.

- Cuando un estudiante obtuvo la beca de excelencia y a su vez ya había realizado el pago de su matrícula financiera.

-Cuando un estudiante realizó el pago de la matrícula financiera y es beneficiario de la Política de gratuidad o del programa Generación E.
Los soportes a presentar son:
  • Carta   de   solicitud   de   reembolso   al   Vicerrector(a) Administrativo(a) Financiero(a) de la Universidad de Pamplona.
  • Comprobante de consignación, certificación original de la consignación expedida  por banco o en caso de pérdida del soporte del documento de pago se puede generar el reporte de pago generado del sistema Academusoft con el visto bueno de pagaduría.
  • Copia de la certificación Bancaria del solicitante

Nota 1: Las cuentas de trámite simplificado como Nequi y Daviplata no se tendrán en cuenta para proceder a realizar reembolsos.
 










2.4
 
Saldos a favor por Homologación: Cuando no se realiza el proceso de Homologación, los soportes a presentar son:
  • Carta   de   solicitud   de   reembolso   al   Vicerrector(a) Administrativo(a) Financiero(a) de la Universidad de Pamplona.
  • Comprobante de consignación, certificación original de la consignación expedida  por banco o en caso de pérdida del soporte del documento de pago se puede generar el reporte de pago generado del sistema Academusoft con el visto bueno de pagaduría.
  • Correo electrónico de Registro y Control donde informan que no se realizó el proceso de homologación.
  • Copia de la certificación Bancaria del solicitante

Nota 1: Las cuentas de trámite simplificado como Nequi y Daviplata no se tendrán en cuenta para proceder a realizar reembolsos.
 
3.
AUTORIZACION DE LA SOLICITUD


3.1
Una vez revisados los soportes, se verifica la información, se autoriza por parte del Vicerrector Administrativo y Financiero y finalmente se radica la solicitud en la oficina de Pagaduría y Tesorería.