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Actualizado: 26/02/2021 04:01 PM
 

10. Instrumentos de gestión de información pública

Recuerde que de acuerdo al numeral 10.1 del Anexo 1 de la Resolución 3564 de 2015 de MINTIC, cuando la información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9,10 y 11 de la Ley 1712 de 2014 se encuentre en otra sección del sitio web o en un sistema de información, los sujetos obligados deben identificar la información que reposa en estos y habilitar los enlaces para permitir el acceso a la misma.

10.2 Registro de Activos de Información

El Registro de Activos de información es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal y debe cumplir con las siguientes características:

a. En formato excel y disponible en datos abiertos.


b. Disponible en el portal www.datos.gov.co.

c. Nombre o título de la categoría de información.

d. Descripción del contenido de la categoría de la información.

e. Idioma.


f. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital).

g. Formato (hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc).


h. Información publicada o disponible.

i. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación

10.3 Índice de Información Clasificada y Reservada

El Índice de información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada y debe cumplir con las siguientes características:


a. En formato excel y disponible en datos abiertos.

b. Disponible en el portal www.datos.gov.co.

c. Nombre o título de la categoría de información.

d. Nombre o título de la información.

e. Idioma.


f. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital).


g. Fecha de generación de la información.

h. Nombre del responsable de la información.

i. Objetivo legítimo de la excepción.

j. Fundamento constitucional o legal.

k. Fundamento jurídico de la excepción.

l. Excepción total o parcial.

m. Fecha de la calificación.

n. Plazo de clasificación o reserva.


o. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.
Esquema de Publicación de la Información, con las siguientes características:


10.4 Esquema de Publicación de Información

a. Nombre o título de la información.


b. Idioma.

c. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital).

d. Formato (hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc).


e. Fecha de generación de la información.


f. Frecuencia de actualización.

g. Lugar de consulta.

h. Nombre de responsable de la producción de la información.

i. Nombre de responsable de la información.

j. Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal aplicable, implementarán mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios con el fin de identificar información que pueda publicarse de manera proactiva y establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas.

k. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

10.5 Programa de Gestión Documental

a. Plan para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, elaborado según lineamientos del Decreto 2609 de 2012, o las normas que lo sustituyan o modifiquen.

b. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

c. Plan Institucional de Archivos - PINAR 2020.

d. Programa de gestión documental.

10.6 Tablas de Retención Documental


a. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

b. Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

10.7 Registro de publicaciones


a. Registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la Ley 1712 de 2014.

b. Automáticamente disponibles.

10.8 Costos de reproducción

a. Costos de reproducción de la información pública.

b. Acto administrativo o documento equivalente donde se motive de manera individual el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.

10.9 Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado

a. Información sobre los mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado, y la manera como un particular puede comunicar una irregularidad ante los entes que ejercen control sobre la misma.

10.10 Informe de Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información

a. Informe de todas las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas y los tiempos de respuesta, junto con un análisis resumido de este mismo tema.    Primer trimestre 2020    Segundo trimestre 2020           Tercer trimestre 2020       Cuarto trimestre 2020     Primer semestre 2019        Segundo semestre 2019       

Informe específico sobre solicitudes de información pública, discriminando mínimo la siguiente información:

b. Número de solicitudes recibidas.   Primer trimestre 2020      Segundo trimestre 2020   Tercer trimestre 2020       Cuarto trimestre 2020      Primer semestre 2019        Segundo semestre 2019    

c. Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.    Informe PQRSD primer semestre 2020           Tercer trimestre 2020             Cuarto trimestre 2020
  

d. Tiempo de respuesta a cada solicitud.   Primer trimestre 2020   Segundo trimestre 2020     Tercer trimestre 2020      Cuarto trimistre 2020      Primer semestre 2019        Segundo semestre 2019      Informe PQRSD primer semestre 2020

e. Número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.  Tercer trimestre 2020       Cuarto trimestre 2020

f. Informe de encuesta de percepción de partes interesadas  Primer semestre 2020    Primer semestre 2019

g. Análisis estadístico medición de la satisfacción segundo semestre de 2020    Informe de encuesta de percepción de partes interesadas del segundo semestre 2019    

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