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Actualizado: 25/11/2022 12:28 PM
 

Política del uso y tratamiento de información personal, privacidad y confidencialidad de la información existente en las bases de datos de la Universidad de Pamplona

Responsable: Universidad de Pamplona, con domicilio principal en la ciudad de Pamplona,  Norte de Santander - Colombia, ubicada en el kilómetro 1 vía Bucaramanga. Teléfono: (57-7) 5685303

La Constitución Política reconoce a los ciudadanos, en su artículo 15, los derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal y familiar, así como el derecho a solicitar respecto a los datos personales su actualización y rectificación. Las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 desarrollaron dichos derechos Constitucionales que fueron a su vez reglamentados por los decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013, y las demás normas complementaria y reglamentarias.

Los principios de libertad, legalidad, veracidad o calidad de los datos, finalidad, circulación restringida, temporalidad, interpretación integral, seguridad, transparencia y confidencialidad se interpretarán en concordancia con el derecho a la educación, su función social, reglamentación y con el principio de autonomía universitaria que atañe a las universidades (arts. 67, 68 y 69 C. P.).

El tratamiento de la información personal de aspirantes, inscritos, estudiantes y graduados se adelantará de conformidad con los principios antes indicados y en el marco de lo dispuesto por la Ley 30 de 1992, los decretos reglamentarios 1767 de 2006 y 4968 de 2009 y la Resolución 1780 del Ministerio de Educación Nacional.

Las definiciones de los conceptos: autorización, bases de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular de la información, fuente de información, operador de información, tratamiento, usuario, dato público, dato semiprivado, dato privado, transmisión, transferencia, dato sensible, se entenderán de acuerdo con lo señalado en las normas que regulan la materia.

Respecto a los niños, niñas y adolescentes se actuará conforme a las disposiciones constitucionales (art. 44) y legales descritas en el Código de la Infancia y la Adolescencia, en pleno reconocimiento de sus derechos fundamentales, en especial al libre desarrollo de la personalidad e intimidad.

En el ejercicio natural de sus actividades, la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA (en adelante la UNIVERSIDAD) podrá realizar recolección, uso y tratamiento de datos personales de los miembros de su comunidad  entendiendo por estos a estudiantes, docentes, contratistas, conferencistas, empleados y egresados (en adelante los USUARIOS).

Además de la información concerniente a los miembros de la comunidad universitaria, podrán hacer parte de tales bases de datos la información personal de exempleados, invitados, proveedores y visitantes de la UNIVERSIDAD en los mismos términos consagrados en esta política, los cuales, para efectos de este documento, también se entienden como USUARIOS.

El uso, recolección, tratamiento y finalidad del mismo de datos personales en las bases de datos de la UNIVERSIDAD se sujetarán a las siguientes políticas:

1. Las bases de datos, o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho de Autor. La UNIVERSIDAD es la titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de datos personales y Habeas Data. En consecuencia, la UNIVERSIDAD, como encargada y responsable del tratamiento, es la única que tiene la facultad para autorizar el uso o disposición de la misma a terceros.

2. La finalidad para la recolección, uso y tratamiento de datos personales a que se refiere esta política es la adecuada gestión, administración, mejora de las actividades y distintos servicios de la UNIVERSIDAD, realización de procesos internos, estadísticas, análisis cuantitativo y cualitativo de las actividades, tales como uso del campus o de los servicios ofrecidos por la UNIVERSIDAD, entre otros que resulten de interés para la institución. Igualmente podrá referirse al  ofrecimiento de nuevos productos o mejora de los existentes que puedan contribuir con el bienestar académico, administrativo, financiero o de formación, ofrecidos por la UNIVERSIDAD o por terceros relacionados con su objeto.

3. La UNIVERSIDAD podrá suministrar información personal contenida en sus bases de datos, relacionada con su objeto a pares académicos o entidades certificadoras nacionales o internacionales 

4. Al autorizar la recolección de datos de carácter personal a la UNIVERSIDAD, mediante la implementación de formularios de recolección de datos o su envío a través de cualquier otro medio, los USUARIOS declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos facilitados y su tratamiento, en los términos estipulados en esta política.

5. Las bases de datos en las que se incluye información de los titulares tendrán una vigencia indefinida, determinada por la permanente operación de la UNIVERSIDAD, de acuerdo con su naturaleza fundacional, su misión institucional de docencia, investigación y extensión, así como las actividades propias de la operación administrativa general

6. Las bases de datos que obtenga la Universidad por parte de entidades del Estado, sean autoridades nacionales o territoriales, en ejecución o cumplimiento de políticas o programas de beneficio general, serán objeto de tratamiento en los términos establecidos por éstas y conforme a las funciones legales que ejerzan.

7. Los USUARIOS son los únicos responsables de que la información suministrada a la UNIVERSIDAD sea totalmente actual, exacta y veraz y reconocen su obligación de  mantenerla actualizada. En todo caso, los USUARIOS son los únicos responsables de la información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que cause o pueda causar a la UNIVERSIDAD o a terceros por el uso de tal información.

8. La UNIVERSIDAD se sujeta plenamente a las directrices de la Ley, así como  a sus reglamentos y políticas internas, por lo cual tratará con extrema diligencia la información personal y dará el mejor uso posible a la información recaudada por medios físicos o electrónicos  que integrarán sus bases datos o cualquier clase de repositorio digital.

9. El USUARIO reconoce que el ingreso de información personal lo realiza de manera voluntaria y acepta que a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por la UNIVERSIDAD, puedan recogerse datos personales, los cuales no se cederán a terceros sin su consentimiento, salvo que se trate, conforme a la ley, de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos, cuando medie la existencia de convenios de cooperación interinstitucional a través de los cuales se desarrollen o cumplan objetivos académicos, cuando el operador de la base de datos tenga la misma finalidad o esté comprendida dentro de esta, permitiendo el cabal cumplimiento de los objetivos de la UNIVERSIDAD haciendo uso de servicios ofrecidos por terceros que apoyen la operación institucional.

10. Al facilitar datos de carácter personal, el USUARIO acepta plenamente la remisión de información promocional o comercial, noticias, cursos, eventos, boletines, congresos y en general productos relacionados con la UNIVERSIDAD.

11. Los USUARIOS podrán ejercer, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a la UNIVERSIDAD y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (Habeas Data). Para ello se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

a. El área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es la oficina de Atención al Ciudadano y Transparencia de la Universidad de Pamplona.

b. El ejercicio de estos derechos podrá efectuarse ingresando a la URL: http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/portalIG/home_1/recursos/pagina_2018/12032018/ofi_ate_ciudadan_transparencia.jsp página de Unipamplona, enlace Atención al ciudadano y Transparencia.

c. En caso de que la persona tenga habilitado un correo asignado por la UNIVERSIDAD (del tipo @unipamplona.edu.co), la respuesta a la solicitud se enviará a dicha dirección.  Igualmente, la UNIVERSIDAD podrá dar respuesta a correos distintos a UNIPAMPLONA siempre y cuando se encuentren registrados en las bases de datos institucionales.

d. La respuesta a toda solicitud relacionada con acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a la UNIVERSIDAD o el ejercicio de cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (Habeas Data) se dará en el término de diez (10) días hábiles.  Si la persona no está de acuerdo con la información que reposa en las bases de datos de la UNIVERSIDAD debe acreditar con las pruebas que tenga en su haber la información que solicita se debe modificar.

12. Sin menoscabo de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias,  la UNIVERSIDAD se reserva el derecho de modificar en cualquier momento su política de uso y tratamiento de información personal, privacidad y confidencialidad de la información existente en sus bases de datos, manteniendo el debido respeto por la leyes de protección de datos personales e informando, cuando se trate de cambios sustanciales, a todos los interesados a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

13. Las bases de datos estarán alojadas en el centro de datos de la UNIVERSIDAD o en la modalidad de servicios de computación en la nube que prestan terceros expertos dedicados profesionalmente a tal actividad. La UNIVERSIDAD ha dispuesto recursos humanos y tecnológicos para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y de sus bases de datos.

14. La UNIVERSIDAD cuenta con mecanismos de seguridad para el acceso a las bases de datos, el cual es restringido y está definido de acuerdo con políticas institucionales, y es monitoreado y revisado periódicamente. En ese sentido, la UNIVERSIDAD ha implementado mecanismos que proporcionan seguridad a la información recaudada y dispone sus mejores esfuerzos para procurar de manera diligente y prudente el mantenimiento de tal seguridad; no obstante, el USUARIO reconoce que la administración de las bases de datos puede implicar un nivel de riesgo, el cual asume y acepta y, por consiguiente, la UNIVERSIDAD no otorga ninguna garantía ni asume ninguna obligación o responsabilidad por pérdida o sustracción de información de su sistema informático.

15. En el caso de los servicios contratados en la nube, la UNIVERSIDAD realizará sus mejores esfuerzos técnicos para asegurarse de que dicho  servicio proporcione una debida protección de los datos, que sea prestado por profesionales en el área y posea los mecanismos tecnológicos que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

16. Mientras se navegue en el sitio web de la UNIVERSIDAD, pueden ser insertadas cookies en el navegador de los usuarios con el objetivo de entender temas de preferencia y presentar publicidad en otros sitios, basado en la interacción previa que hayan tenido con el sitio web institucional. Las cookies no recogen ninguna información personal como nombre, dirección de correo electrónico, dirección postal, teléfono ni dirección. Si los usuarios no desean que las cookies queden almacenadas en sus equipos estas pueden ser desconectadas en su navegador.

17. Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos de la UNIVERSIDAD, o cualquier clase de repositorios electrónicos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Esta obligación cobija todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones, incluyendo de manera enunciativa y no taxativa las fórmulas, procedimientos, técnicas, know - how y demás informaciones en general a que puedan tener acceso.

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